🐼 การวางแผนงาน 🐼
การวางแผน หมายถึง การมองไปข้างหน้า
พร้อมกับข้อมูลที่มีการศึกษาค้นคว้า มาเป็นอย่างดี ซึ่งการวางแผนการจัดการมักจะเป็นบทสรุปของสิ่งที่มีความสำคัญ
และเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับอนาคตที่ดีขององค์กร
และเป็นเป้าหมายในการทำงานทั้งระยะสั้นและระยะยาว
ดังนั้นการวางแผนจำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีการพิจารณาถึงทรัพยากรมนุษย์ทั้งด้านกายภาพที่มีอยู่ปัจจุบัน
และทักษะความรู้ ความสามารถที่เป็นจุดเด่นของทีมงานหลัก เพื่อให้การวางแผนงานทุกอย่างสามารถปฎิบัติได้ที่องค์กรคาดหวัง
และมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งการกำหนดฟังก์ชั่นของการจัดการขั้นพื้นฐาน
ซึ่งรวมถึงการกำหนดแผนการบรรลุความสำเร็จอย่างที่องค์กรต้องการภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่
ดังนั้น การวางแผน
จึงเป็นสิ่งที่สร้างแรงจูงใจให้มีการคิด รูปแบบ กระบวนการ
ของภาระกิจองค์กรอย่างเป็นระบบ และสามารถปฎิบัติได้จริง ”ไม่ใช่การคาดเดา”
การวางแผนเป็นกระบวนการตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับองค์กร
และมีการกำหนดรูปแบบการทำงานแบบฟังก์ชั่น ที่แตกต่างกันแต่มีเป้าหมายเดียวกัน
ประโยชน์ของการวางแผน
1. การวางแผนเป็นการกำหนดหรือกรอบการดำเนินงานขององค์การเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์
2. การวางแผนมีส่วนในการลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงานมากขึ้น
3. การวางแผนช่วยให้แต่ละแผนกรู้ขอบข่ายและหน้าที่ของตนเอง
4. การวางแผนช่วยลดปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน
5. การวางแผนในการปฏิบัติงานสามารถทำให้การทำงานทำได้เร็วขึ้น
คือ ประหยัดเวลาและประหยัดทรัพยากรอีกด้วย
6. การวางแผนช่วยให้เกิดกระบวนการควบคุมที่ดีและชัดเจนในแนวทางที่ทุกคนควรปฏิบัติ
7. การวางแผนการดำเนินงานที่ดีสามารถสร้างข้อได้เปรียบในด้านการแข่งขันกับคู่แข่ง
8. การวางแผนมีส่วนช่วยให้ผู้บริหารต้องมีการพัฒนากระบวนการคิด
การมองการณ์ไกลตลอดเวลา เพื่อนำพาให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์การ
9. การวางแผนทำให้เกิดการระดมสมองจากผู้บริหารหลาย
ๆ ฝ่าย ซึ่งจากการพูดคุยปรึกษาหารือกัน ทำให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
10. การวางแผนคือการระดมทางความคิด
ในทางอ้อมเราอาจจะได้ผู้บริหารหน้าใหม่ที่มีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล
ลักษณะของแผนที่ดี
1. แผนที่ดีต้องสามารถยืดหยุ่นและปรับได้ตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป
2. แผนที่ดีต้องชัดเจน
ง่ายต่อการนำไปปฏิบัติต่อพนักงานทุกคนในองค์การ
3. ก่อนจะเป็นแผนที่ดีนั้น
ข้อมูลที่นำมาใช้ในการสร้างแผนต้องเป็นข้อมูลที่เป็นจริงและเชื่อถือได้และผ่านการวิเคราะห์และพิจารณามาเป็นอย่างดี
4. แผนที่ดีต้องสามารถนำไปปฏิบัติและเกิดทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อองค์การ
5. แผนที่ดีต้องสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า
ในขณะเดียวกันก็ต้องตั้งอยู่บนรากฐานแห่งการปฏิบัติจริงได้
ขั้นตอนในการวางแผนการทำงาน
การวางแผนการทำงานสำหรับองค์กรที่ต้องการมีระบบการบริหารจัดการที่ดี
มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1.การกำหนดวัตถุประสงค์
1.1
การวางแผนจำเป็นจะต้องมาจากการะดมสมองจากผู้เชี่ยวชาญในแต่ละสาขาขององค์กร
และมีกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ (ไม่ใช่ใครเสียงดัง ใครตำแหน่งใหญ่
ก็พูดอยู่คนเดียว)
1.2 การวางแผนเริ่มต้นด้วยการตั้งค่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่จะประสบความสำเร็จ
1.3 การกำหนดวัตถุประสงค์จะต้องมีความสอดคล้องกับเหตุและผลสำหรับการดำเนินกิจกรรม
1.4
การกำหนดวัตถุประสงค์จำเป็นจะต้องเป็นเรื่องที่ปฎิบัติได้จริง
เป็นภาษาที่เข้าใจง่าย ช้ดเจน และมีขอบเขตการปฎิบัติงานที่ชัดเจน
สอดคล้องกับศักยภาพของทีมงานหลักหลักต่างๆ และสามารถบ่งบอกถึงทิศทางของเป้าหมายที่จะดำเนินการได้
1.5 การกำหนดวัตถุประสงค์จะต้องมีหน่วยวัด
หรือ หน่วยนับในเชิงปริมาณ เช่น มีกำไรเพิ่มขึ้น 30% ภายใน 2 ปี มีการประกวดระดับชาติและได้รับรับรางวัลชนะเลิศ ภายใน 3 ปี เป็นต้น
2.การกำหนดการวางแผนอย่างเป็นระบบ
2.1 การวางแผนจะต้องมีสมมติฐานเกี่ยวกับรูปแบบ
และเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
2.2 ข้อมูลพื้นฐานจะต้องสอดคล้องกับกลยุทธ์กับองค์กร
และตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ ขององค์กรที่ชัดเจน
2.3 การกำหนดแผนจะต้องมีการกำหนดแนวโน้มความเบี่ยงเบนของแผนขณะที่ได้มีการดำเนินงานจริงๆ
และพยามค้นหาสาเหตุของการเบี่ยงเบนเหล่านั้น ด้วยตัวชี้วัดความเสี่ยง
และตัวชี้วัดความสำเร็จขององค์กร
2.4 การสร้างจินตภาพ
(Scenario Planing) คุณและทีมงานจะต้องมีการสร้างภาพในอนาคตว่าจะเกิดอุปสรรคอะไรบ้าง? จะแก้ปัญหาด้วยวิธีไหน และอย่างไร?
2.5 การวางแผนจะต้องมีการศึกษาปัจจัยทั้งจากภายใน
และปัจจัยภายนอกที่จะมากระทบต่อวัตถุประสงค์ เช่น นโยบายการลงทุน ความสัมพันธ์ของพันธมิตรกับองค์กร ปรัชญาในการทำงาน
การเปลี่ยนแปลงของสภาวะเศรษฐกิจภายนอก
3. การกำหนดแผนระดับองค์กร
จะต้องเป็นที่ยอมรับของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
3.1 การกำหนดแผนระดับองค์กรจะต้องเป็นที่ยอมรับของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ที่จะต้องมีความเข้าใจเป้าหมายของแผน กระบวนการปฎิบัติงาน วิธีการเดียวกัน
3.2 การกำหนดวัตถุประสงค์ของแต่ละแผนการจะต้องมีการประเมินข้อดี
และข้อเสียภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน และสอดคล้องกับสถานการณ์
3.3 มีการวิเคราะห์เชิงปริมาณเกี่ยวกับความสำเร็จของแผนที่ชัดเจน
กำหนดล่วงหน้า ทุกหน่วยงานยอมรับในเงื่อนไขการวัดเชิงปริมาณ ที่เลือกใช้
3.4 มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับแผนระดับองค์กรที่ชัดเจน
3.5 มีการระบุตารางเวลาการทำงาน
และลำดับขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน เชื่อถือได้
3.6 มีการกำหนดหลักเกณฑ์ของแผน
งบประมาณในแต่ละหน่วยงาน ระยะเวลา เป้าหมายความสำเร็จ ฯลฯ
ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
4. กระบวนการติดตาม/ประเมินผลของแผน
4.1 มีการกำหนดระยะเวลาที่จะติดตามวิธีการปฎิบัติ
เป้าหมายที่สำเร็จ ระดับความ
4.2 มีการกำหนดเงื่อนไขที่จะใช้ประเมินผลด้านความเสี่ยง
และการเบี่ยงเบนของเป้าหมาของแผนที่กำหนดไว้
4.3 มีขั้นตอนการสร้างความเชื่อมโยงระหว่างแผนและการควบคุมฟังก์ชั่นของแผนที่ชัดเจน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น